Jak wypełnić Self Assessment w UK jako samozatrudniony (self-employed)

Jeśli prowadzisz własną działalność w Wielkiej Brytanii, jedną z najważniejszych formalności podatkowych, o których musisz pamiętać, jest Self Assessment. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest ten obowiązek, kogo dotyczy, jak się do niego przygotować i jak krok po kroku wypełnić formularz.

Czym jest Self Assessment?

Self Assessment to system stosowany przez HMRC (brytyjski urząd skarbowy), który pozwala podatnikom samodzielnie zgłaszać swoje dochody i obliczać należny podatek. Dotyczy to przede wszystkim osób samozatrudnionych (self-employed), ale nie tylko.

Zamiast pracodawcy rozliczającego Cię przez system PAYE, to Ty sam musisz zgłosić dochód, koszty i inne informacje do HMRC.

Kto musi wypełnić Self Assessment?

Musisz wypełnić deklarację, jeśli w danym roku podatkowym:

• Byłeś samozatrudniony (self-employed) jako sole trader i zarobiłeś więcej niż £1,000 (obrót, nie dochód),
• Miałeś dochody z wynajmu nieruchomości,
• Osiągnąłeś dochody z zagranicy,
• Uzyskałeś dochody kapitałowe, np. ze sprzedaży akcji, kryptowalut,
• Byłeś partnerem w partnership,
• Chcesz odzyskać nadpłacony podatek (np. z inwestycji lub pracy sezonowej).

Do kiedy trzeba wypełnić Self Assessment?

Rok podatkowy w Wielkiej Brytanii trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia kolejnego roku. Ostateczne terminy na rozliczenie prowadzonej działalności (self-employment) to:

• 5 października – rejestracja jako samozatrudniony (jeśli to Twój pierwszy raz),
• 31 października – termin złożenia deklaracji w formie papierowej,
• 31 stycznia – termin złożenia deklaracji online i zapłaty podatku.

Gdzie i jak wypełnić Self Assessment?

1. Rejestracja w HMRC

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, musisz zarejestrować się jako samozatrudniony przez stronę: gov.uk/register-for-self-assessment

Po rejestracji otrzymasz Unique Taxpayer Reference (UTR) pocztą. To numer, który służy do logowania się i identyfikacji podatnika.

2. Założenie konta Government Gateway

Potrzebujesz konta Government Gateway, aby zalogować się do systemu HMRC online. Możesz je założyć podczas rejestracji lub osobno: gov.uk/log-in-register-hmrc-online-services

3. Zaloguj się i wypełnij formularz

Po zalogowaniu się na konto HMRC wybierz „Self Assessment” i rozpocznij wypełnianie formularza online. Formularz składa się z kilku sekcji, m.in.:

• Dane osobowe i kontaktowe,
• Informacje o dochodach (self-employment, wynajem, inwestycje itd.),
• Koszty prowadzenia działalności (jeśli jesteś self-employed),
• Informacje o płatnościach na emeryturę, darowiznach, ulgach,
• Podsumowanie i zatwierdzenie.

Jakie informacje warto przygotować przed wypełnieniem?

Zanim usiądziesz do wypełniania formularza, miej pod ręką:

• Twój UTR (Unique Taxpayer Reference),
• Numer ubezpieczenia (National Insurance Number),
• Dane o przychodach i kosztach z działalności (np. faktury, paragony),
• Informacje o innych dochodach (np. z wynajmu, oszczędności, dywidend),
• Potwierdzenia wpłat na emeryturę prywatną lub darowizn (jeśli dotyczy).

Koszty, które możesz odliczyć jako self-employed

Jako samozatrudniony możesz odliczyć wiele wydatków, m.in.:

• Telefon i Internet (częściowo, jeśli używasz do pracy),
• Koszty biura (czynsz, energia, nawet część domowych rachunków),
• Zakup sprzętu, materiałów,
• Podróże służbowe, paliwo, noclegi,
• Ubezpieczenia, subskrypcje zawodowe.

Dobrze prowadzone księgi to klucz do prawidłowego i korzystnego rozliczenia.

Na co uważać? Najczęstsze błędy

• Nieprawidłowe lub niekompletne dane (np. brak UTR),
• Nieodliczone koszty, które by Ci się należały,
• Zgłoszenie deklaracji po terminie – grożą kary od £100 w górę,
• Niezapłacenie podatku w terminie – naliczane są odsetki.

Co po złożeniu deklaracji?

Po złożeniu deklaracji HMRC poinformuje Cię o kwocie do zapłaty. W zależności od wysokości podatku, możesz zostać objęty systemem „Payment on Account”, czyli wpłacaniem zaliczek na następny rok.

Zapłać do 31 stycznia (główna kwota) i ewentualnie do 31 lipca (druga rata zaliczki).

Jakie kary grożą za niezłożenie rozliczenia w terminie?

Niezłożenie deklaracji Self Assessment w terminie wiąże się z automatycznymi karami finansowymi, które rosną z czasem. Nawet jeśli nie masz podatku do zapłaty, a nie złożysz deklaracji – kara i tak zostanie naliczona.

Tabela kar za spóźnienie:

Kary za brak zapłaty podatku

Jeśli nie zapłacisz należnego podatku do 31 stycznia, naliczane są dodatkowe opłaty:

• 5% zaległości po 30 dniach,
• Kolejne 5% po 6 miesiącach,
• Kolejne 5% po 12 miesiącach,
• Dodatkowo naliczane są odsetki od niezapłaconej kwoty.

Co robić, jeśli nie możesz złożyć deklaracji na czas?

• Nie ignoruj sytuacji. Nawet jeśli nie masz pełnych danych – złóż deklarację z tym, co masz, a później ją popraw.
• Możesz też skontaktować się z HMRC i wyjaśnić sytuację. W niektórych przypadkach HMRC może anulować karę, jeśli masz uzasadniony powód (“reasonable excuse”).

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty podatkowe w UK?

Jeśli jesteś samozatrudniony w UK, musisz przechowywać wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem Self Assessment przez co najmniej 5 lat po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczą.

Przykład: Dla roku podatkowego 2018/2019 (6 kwietnia 2018 – 5 kwietnia 2019), dokumenty trzeba było trzymać do 5 kwietnia 2024. Po tej dacie nie masz już obowiązku ich przechowywania – chyba że HMRC wszczęło wobec Ciebie kontrolę lub spór podatkowy.

Co może się stać, jeśli HMRC zapyta po czasie?

Jeśli HMRC skontaktuje się z Tobą po upływie 5 lat, a Ty nie masz już dokumentów:

• Nie dostaniesz kary tylko za ich brak, jeśli minął obowiązkowy okres przechowywania.
• Ale nie mając dokumentacji, nie będziesz w stanie obronić swoich odliczeń lub deklaracji, co może prowadzić do korekty podatku na Twoją niekorzyść.

W przypadku podejrzenia poważnych uchybień lub oszustwa, HMRC może się cofnąć nawet do 20 lat wstecz, dlatego niektórzy samozatrudnieni decydują się na dłuższe archiwizowanie danych – zwłaszcza cyfrowo.

Making Tax Digital – co to jest i kogo dotyczy?

Making Tax Digital (MTD) to program wprowadzany przez HMRC, którego celem jest stopniowe przejście z papierowych i ręcznych rozliczeń na cyfrowe prowadzenie księgowości i składanie deklaracji online. Dotyczy to głównie VAT i Income Tax (czyli rozliczeń Self Assessment dla samozatrudnionych).

Kogo dotyczy MTD?

• Już teraz MTD jest obowiązkowe dla większości firm płacących VAT.
• Dla osób self-employed i właścicieli nieruchomości, MTD dla Income Tax ma wejść w życie od kwietnia 2026, jeśli:
  • Mają dochód brutto powyżej £50,000 rocznie.
  • Dla dochodów £30,000–£50,000 – od kwietnia 2027.
  • Dochody poniżej £30,000 – HMRC jeszcze nie podał terminu.

Co to zmieni?

Zamiast jednej deklaracji Self Assessment rocznie:

• Trzeba będzie prowadzić księgowość w formie cyfrowej (np. w programie typu Xero, QuickBooks, FreeAgent),
• Składać kwartalne raporty do HMRC przez te systemy,
• Na koniec roku wysyłać roczne podsumowanie i potwierdzenie danych.

Czy muszę się już teraz martwić MTD?

Jeśli Twój dochód nie przekracza £50,000 rocznie i nie prowadzisz firmy VAT-owca, to jeszcze nie musisz się martwić MTD dla Self Assessment. Ale warto mieć to na radarze – i zastanowić się nad prowadzeniem księgowości w formie cyfrowej, co ułatwi Ci przyszłe rozliczenia.

To warto zapamiętać o Self Assessment

Wypełnienie Self Assessment w UK może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednim przygotowaniem jest całkowicie do ogarnięcia – nawet samodzielnie. Kluczem jest:

✅ Rejestracja w terminie
✅ Zebranie wszystkich danych i dokumentów
✅ Uważne wypełnienie formularza
✅ Złożenie i zapłata podatku na czas

Przydatne linki

• 🔗 Rejestracja Self Assessment
• 🔗 Logowanie do HMRC
• 🔗 Rodzaje kosztów możliwych do odliczenia

Chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenie będzie poprawne i bez stresu? Rozważ współpracę z księgowym lub doradcą podatkowym, zwłaszcza jeśli masz dochody z wielu źródeł lub nie jesteś pewien, co możesz odliczyć.

Mariusz Gocławski

Doświadczony dziennikarz, współpracownik kilku redakcji portali polonijnych, mieszkaniec Wielkiej Brytanii. Obserwator brytyjskiej gospodarki i życia codziennego na emigracji. Osobiście uczestniczy w wydarzeniach polonijnych organizowanych na Wyspach Brytyjskich, a na łamach portalu TaniaBrytania.uk chętnie opisuje własne doświadczenia. Jego misją jest dostarczanie rzetelnych informacji ułatwiających codzienne życie i oszczędzanie w UK, niosąc tym samym pomoc brytyjskiej Polonii.